Yo y mi historia como supervisor

La directora de la Escuela Municipal Francisco de Miranda entró al salón y le dijo a la maestra que requería 2 alumnos voluntarios para cuidar un salón de 1er. Grado, era el año 1985, estaba yo en 6to grado con 12 años y me emocionó mucho cuando la maestra me escogió junto a otro compañero para supervisar este salón de niños. Me dije “esto será pan comido”. Nos vamos junto a la directora rumbo franco al salón de pequeñines, la directora nos presenta ante los niños, casi bebés, y les indica que mientras consiguen una maestra suplente nosotros les cuidaríamos, luego se fue, eran aproximadamente como 30 niños. Al igual que yo y mi compañero, ellos estaban todos vestiditos de chemise blanca y pantalón jean azul, empezamos a ejercer nuestro liderazgo mandándolos a sentar, ya que apenas salió la directora, algunos se levantaron de sus asientos, fue en ese momento que me di cuenta que no sería tarea fácil, sin embargo insistí, luego de 5 minutos el ruido era ensordecedor, gritos, chillidos, niños por doquier, saltando, lanzando cuadernos al aire y lápices, en ese momento intentamos poner orden.
Probamos conversar y razonar con ellos, pero era como si estuviésemos pintados en la pared, no existíamos, dadas las circunstancias decidimos pasar a la fase dos de nuestro plan de supervisión, luego del fallido intento de liderazgo, empezamos a ejercer nuestra autoridad, ya no solicitábamos que se sentaran o se callaran la boca, les exigíamos que se sentaran, hablando bastante fuerte casi gritando, le exigimos que se callaran la boca, que hicieran silencio, por un instante funcionó, algunos realizaron lo exigido, empezaron a sentarse con caras de mal humor y con actitud de pocos amigos, sentían miedo, los teníamos dominados. “He vencido”, me dije dentro de mi. “He encontrado la fórmula de cooperación”, pensé, pero no tardó mucho y se empezó a escuchar un murmullo, un niño, el que parecía ser el líder de la pequeña pandillita se levantó y con una tiza en la mano alzó el brazo, inmediatamente le dije “no te atrevas” pero como si hubiese dicho la orden contraria me lanzó la tiza, luego de eso se levantaron otros niños repitieron la hazaña, empezamos a gritar órdenes para que cesaran su intento de insubordinación, pero eso sólo los emocionaba aun más, estaban eufóricos de alegría nos lanzaban tizas desde todos los ángulos, no nos quedó otra opción que salir corriendo por la puerta del salón. Ya afuera se escuchaban gritos y risas de victoria, estos pequeños demonios nos habían vencido. “¿en que había fallado?”,  me pregunté.

Estaba recién graduado de Ingeniero de Sistemas, me habían asignado hace un año un proyecto totalmente nuevo de desarrollo, era realizar un sistema de análisis de información financiera en Windows, era el sustituto del producto bandera de la compañía: el TAIF. Este estaba hecho en DOS algo antiguo y obsoleto, mi misión en la empresa era de suma importancia, luego de un año de arduo trabajo, para 1998 tenia el producto casi finalizado. Para ayudarme a culminarlo me asignan como ayudante un estudiante universitario que pronto se graduaría, era mi primer trabajo como supervisor. Este producto que yo estaba desarrollando era como mi hijo, le había puesto el mayor de los esfuerzos, y hasta mas, así que cuando el aprendiz entró inmediatamente le di una inducción sobre todo el sistema tanto en su parte funcional como sistema, ¿qué es?, ¿para qué es?, ¿por qué existe?, ¿cómo se realizan las funcionalidades?, y también le di la inducción de la parte técnica: en qué estaba programado, bajo cuáles técnicas de programación, etc. Día a día le asignaba actividades a este muchacho, que de manera afectiva le llamaba “El Grillito”. El aprendiz realizaba las actividades y me reportaba sus avances. El proyecto progresaba rápido y “El Grillito” aprendía al mismo ritmo y se esmeraba en tener sus actividades listas a tiempo. Mis jefes se percataron del beneficio de tener a un aprendiz trabajando conmigo e inmediatamente contrataron a otro principiante y me lo asignaron, era un compañero del “El Grillito” así que de inmediato los llamé “Los Grillitos”. Usé la misma técnica de entrenamiento que con el otro aprendiz, pero este comprendía un poco menos lo que yo le decía, tuve que poner un esfuerzo superior para lograr los mismos objetivos que con el otro grillito. Yo me preguntaba cual es la razón por la cual con la misma explicación, con la misma dedicación de tiempo, un aprendiz avanzaba más rápido y con mejores logros que el otro, ambos eran buenos estudiantes, pero en el ámbito laboral uno era más destacado que el otro con las mismas herramientas, “¿qué sucedía?” me pregunté.

En el año 1999, gracias a la experiencia supervisora adquirida en mi antiguo empleo, obtuve el puesto de líder de proyectos del área de Sistemas de Información en XYZW Consultores, todo un éxito, tenía un puesto de reconocimiento dentro de una empresa líder en el desarrollo de soluciones computacionales. Mi jefe era administrador y no del área de computación, en tal sentido toda la responsabilidad en soluciones técnicas recaía sobre mí. Esta área era nueva dentro de XYZW, nosotros éramos sus primeros integrantes, junto a mi estaba otra persona que me acompañaba, tenia aproximadamente mi edad pero virtualmente yo era su jefe. El primer año fue estándar, mucho trabajo, y como área nueva muchas cosas que demostrar, como premio,  reconocimiento y por el volumen de trabajo, nos aprobaron la contratación de dos empleados mas, en Manapro no se acostumbraba a contratar técnicos, sólo ingenieros, yo le planteé a mi jefa que eso era absurdo y que los técnicos estaban tan capacitados para programar como los ingenieros, en tal sentido procedimos a buscar dos técnicos, colocamos en Internet un aviso de empleo y me tocó la labor de escoger a los prospectos, fue una tarea titánica pero emocionante, era mi primera vez en selección de personal. Me llegaron más de 100 resúmenes curriculares de allí con una técnica de filtraje por experiencia y conocimientos, los reduje a solo 10 resúmenes, se los mostré a mi jefa y ella accedió a realizar las entrevistas. Mi jefa prefirió que realizáramos la entrevista en conjunto. Al final escogimos a nuestros dos prospectos y procedimos a contratarlos, primero entró uno y al mes entró el otro. La inducción para estas personas no fue sencilla ya que eran más de 9 sistemas y todos muy complejos, a cada uno le asignamos un sistema y sus respectivas actividades, el trabajo en el área se aligeró bastante gracias a estas dos personas más ayudándonos. Era tal nuestro éxito que nos enviaron de otro departamento a una persona que, cosas del trabajo, otro gerente no tenía en que proyecto ponerlo, mientras tanto nos lo asignaron, esta nueva persona era muy sociable, entretenida, era el alma de las fiestas. Sin embargo, no tardé mucho en darme cuenta que no rendía igual que los demás, no había forma ni manera, de que yo pudiera avanzar con sus proyectos, mi jefe decidió devolverlo a su antiguo jefe, pero este ya no lo quería, fue cuando caímos en cuenta que nos habían dejado el trabajo de prescindir de él. No tuve que realizarlo yo pero si mi jefa fue la que puso fin a la agonía, esa fue mi primera experiencia indirecta con un despido. Al pasar el tiempo y luego de haber contratado a muchas personas y verlas irse por diferentes motivos, me tocó la responsabilidad de prescindir de los servicios de alguien, en ese momento sentí que todo lo que había realizado en mi carrera profesional fue extremadamente sencillo comparado con lo que me enfrentaba en ese momento, tener que decirle a alguien, que necesitando el trabajo, la empresa había decidido de arrebatárselo. Recuerdo la experiencia con una pasante a la cual yo tenía esperanza que aprendiera, su aprendizaje era lento pero tenía muchas ganas y le ponía mucho esfuerzo, pero no fue suficiente, mi jefa no tenía la misma cantidad de paciencia, así que me ordenó que la removiera de su cargo. Muchas lagrimas tuve que ver, la pasante no podía creer que yo le quitara lo mas importante que ella tenía en su vida, su trabajo.  ¿Existe alguna fórmula para despedir a alguien sin dejar una herida?, me pregunté.

Para mediados del año 2003 estaba, cambiando de trabajo, me empleaban en WASP C.A. como Gerente de Informática, mi experiencia supervisora y mis certificaciones fueron claves para obtener este trabajo, pero el reto aquí era mayor. Si en XYZW tenía libertad de escoger a mi personal a placer y prescindir de ellos de la misma manera,  ya que la rotación del personal en esa empresa era alta y no era mal visto. En WASP la historia era otra. Mi equipo ya estaba formado, y el periodo promedio de permanencia de un empleado en la empresa era de 7 años, la estabilidad laboral es la consigna de WASP. Este reto me  lleva a buscar la fórmula de trabajar con un equipo ya consolidado y habituado a trabajar con un antiguo jefe que ya no está. Me reúno por separado con cada uno de ellos, eran 5 persona, dos mujeres y tres hombres, de inmediato identifico quien es el líder natural, quien es el trabajador tipo estrella solitaria, quien es el trabajador callado y concentrado en sus objetivos y las dos mujeres y sus conflictos, y de ellas la conflictiva. Es esta persona la que llama mi atención debido a que es la única que comparte responsabilidades con otra y de inmediato se presenta en varias oportunidades en mi oficina intentado venderse como persona. En el primer mes y medio de trabajo las cosas son difíciles y de mucha presión, existen usuarios que se ponen hostiles y me envían correos con indicaciones que sólo pudieron ser enviadas por alguien o con asesoría de alguien de mi nuevo equipo. En ese momento decido actuar rápido ya que no puedo permitir que se me escape la situación de las manos, intuyo que la persona conflictiva es la mujer que se vende constantemente y empieza a colocar en marcha una nueva estrategia, no basta con venderse, empieza a hablar mal y a descalificar a uno de sus compañeros de trabajo, es en ese momento que me doy cuenta que ella está intentando salvar su pellejo. Solicito permiso a mi jefe de despedir a una persona, este permiso me es concedido y decido prescindir los servicios de la persona conflictiva. Luego de este evento la paz, la normalidad y el espíritu de colaboración reinan en el departamento. Sólo me queda la tarea de trabajar con las actividades de cada uno de ellos para conseguir las metas del departamento y trabajar con el colaborador que identifiqué como estrella solitaria, esta persona tiene un potencial técnico muy bueno pero tiene una personalidad difícil, yo lo identifico como una persona malcriada. Luego de muchos intentos fallidos de darle a esta persona la oportunidad de trabajar en equipo y sacar a relucir lo  mejor de él, tal y como ya había logrado hacer con los otros muchachos, esta persona siente que no encaja en el equipo y decide marcharse, lo hace de la peor manera para nosotros, pero imagino yo que era la mejor manera para el, se ausenta tres días y luego pide un reposo médico y cuando este finaliza no retorna a trabajar y luego por medios de terceros nos enteramos que está trabajando en otra empresa. Tras este duro golpe, el cual no me esperaba, ya que yo le había dado todas las oportunidades posibles a esta persona para que desarrollara sus capacidades, sentía que había sido traicionado, en otra época y en la otra empresa donde trabajé lo habría despedido de inmediato pero bajo el esquema de trabajo de esta empresa decidí dar todas las oportunidades posibles y buscar todas las fórmulas para que este empleado lograra maximizar su sentido profesional y humano. Dado este evento decido buscar a una persona que tenga las capacidades técnicas para el cargo pero me cuido que sea una persona con cualidades humanas bien diferenciadas de la otra persona ya que estaba decidido a no tener que enfrentarme de nuevo a una situación parecida. Por tanto busqué a una persona que cubriera la parte técnica y que no fuera estrella solitaria que supiera trabajar en equipo y a llevar de la mejor manera a los usuarios. De esa búsqueda consigo a alguien que cubre este perfil, y hoy por hoy, 4 meses después, estoy satisfecho con el resultado, esta persona aprecia el lugar donde trabaja y le saca provecho a ello, es una relación ganar/ganar, yo gano, la empresa gana y el mismo gana. Mi equipo en WASP es un equipo fuerte y motivado, pero siento que este trabajo no ha finalizado, debo continuar sembrando la motivación, y el entusiasmo para que las respuestas vengan de ellos mismos, el trabajo de supervisión se ha convertido en un trabajo de guía y mentor, sin embargo, ¿será esta la fórmula correcta?, me preguntó.

 

He tenido siempre la oportunidad de liderizar equipos, pero si bien son retos emocionantes, no son nada fáciles, es más sencillo que el trabajo y el resultado depende directamente de uno mismo, se tiene el control del tiempo, de las ideas, uno sabe qué se desea, cómo se debe hacer y cuándo se debe tener. En pocas palabras uno está preparado para ser estrella solitaria, es eso lo que nos enseñan en la universidad. En un examen eres tú en contra el papel, contra el profesor, contra ti mismo. En un trabajo escrito, individual, es la misma situación, es tu capacidad de investigar, tu capacidad de analizar, tu capacidad de plasmar las ideas en un papel. En los momentos donde debía hacer un trabajo en equipo, a veces prefería decirle a la otra persona que yo me encargaba del trabajo, que no se preocupara y yo le colocaba su nombre sin problemas, eso para mi era un 20 seguro.

Ahora bien, en la vida real esa no es la mejor manera de trabajar, o mejor dicho, no es la manera real de trabajar, a menos que seas un barrendero, mecanógrafo o alguien que realice un trabajo sin requerir ayuda de otra persona, necesitarás prestar tu colaboración o requerir de la ayuda de otra persona, o mejor aún, te delegarán algo que hacer o deberás delegar a alguien lo que debe hacer, es aquí donde la situación se complica.

Como ya ilustré en la inmersión, todas las personas como seres vivos e individuales, actuamos, reflexionamos, pensamos y analizamos las cosas de manera distinta. Es donde uno debe aprender a trabajar con otras personas en conjunto para lograr un fin común.

Empero, existen muchas maneras de trabajar con equipos. Como ilustré en mi primer ejemplo existe la manera de fuerza y dictadura, sin embargo esa forma de trabajar no genera buenos resultados ya sea en los objetivos o en los seres humanos que lo ejecutan. Es en donde uno debe entender que la mejor forma de trabajar con las personas es que ellos entiendan por si mismo la importancia de la actividad. No existe otra manera, no tiene sentido obligar a que las personas hagan las cosas a la fuerza de esa manera uno pone en peligro el resultado o afecta el clima del departamento o grupo de trabajo.

Ahora bien, cómo puede lograr uno la motivación de las personas cuando tienes agentes adversos que tú en muchas ocasiones no controlas, tales como el sueldo, el cargo, los bonos y otras cosas materiales que ayudan a dar felicidad o reconocimiento. En este caso, pienso que es la actitud de líder y el liderazgo que puedas ejercer sobre las personas, ya que no solo las cosas materiales dan felicidad, es la oportunidad de formación, la carrera, la historia que las personas se trazan. Por tal motivo, creo que explicar con experiencias personales de éxito lo que pueden obtener ante la vida una persona es un buen agente de reflexión, de seguro las personas se sentirán mas identificadas con una situación ejemplar que con una orden o mandato. Motivar, las personas deben entender que su futuro sólo depende de ellos mismos, únicamente de esa manera podrán ir en busca de su destino. Recuerdo cuando finalicé mis 8 exámenes de certificación Microsoft, y logré obtener los certificados Premium Microsoft Certified Profesional, Microsft Certified Database Administrador, Microsoft Certiifed Solution Develepor, que comencé a hablar con mis colaboradores y a explicarles el logro que yo obtuve, indicándoles que nadie me obligó a realizarlo, sólo un gusanito interno que no me dejaba dormir y que me inspiró a estudiar por mi cuenta durante un año y agendar en el tiempo los exámenes y presentarlos y aprobarlos exclusivamente para satisfacción personal ya que con eso yo no obtuve aumento de sueldo, sólo mas trabajo, pero con ellos conseguí respeto entre mis compañeros de trabajo, también les explique que eso solo lo puede conseguir cada quien con su propio esfuerzo, nadie pude realizar el esfuerzo por el otro. La motivación tiene que venir de lo más adentro del ser, uno únicamente puede ser la guía.

Por lo tanto, durante mi vida he aprendido que las personas somos todas diferentes, sin embargo, tenemos metas y objetivos personales, debemos ver cómo sacar lo mejor de cada quien para que sean ellos mismos los que enciendan el fuego de la motivación y se tracen su destino. En esto se beneficia el individuo, la empresa, la sociedad,  el país y el mundo, como una matriuska de la vida.

 

He reflexionado sobre algunas fórmulas que me han servido para realizar una supervisión efectiva, o por lo menos hasta ahora me ha funcionado. Por tal motivo me tomaré la libertad de colocar conceptos teóricos de temas como el Liderazgo, el Coaching, la Supervisión, el Poder, la Coerción. De esta manera tendremos una base teórica con la cual podamos realizar un plan de acción para mejorar, aún más, mis capacidades de líder/supervisor. Es innegable que cualquiera que ponga en práctica estas ideas pueden lograr un mejor desempeño en el área de la supervisión y lograr los mejores beneficios para si mismo y su entorno.

Voy a definir lo que para mí es “La Supervisión”: es la tarea de guiar y vigilar a los subordinados a que realicen actividades de manera correcta y a tiempo para lograr un objetivo común. De aquí podemos entender que existen los actores que son supervisor y el supervisado, de ellos tenemos una relación dictada por las actividades y su realización y de ellos se derivan la consecución de objetivos que beneficia a todos, tanto al subordinado, al supervisor y a su empresa. Pero esta relación Supervisor/Subordinado puede ejercerse de varias maneras, mostraré a continuación dos maneras correctas y dos formas incorrectas o que están poco a poco poniéndose en desuso por las prácticas gerenciales y de supervisión.

Como primer factor de motivación a los subordinados es el “El Liderazgo” que definiré de la siguiente manera: es la capacidad que tiene una persona de influenciar a una persona o grupo de ellas, para que actúen de manera voluntaria en el logro de una o varias actividades para lograr un fin común. De nuevo observamos el tema de los objetivos comunes, pero esta vez se nos presenta el tema de la influencia y la participación voluntaria, debido a esto, prefiero llamar a las personas que supervisamos “Colaboradores”. Sin embargo, debemos buscar la manera de asegurarnos que podamos sacar lo mejor de cada quien y que las persona esté motivada para realizar las actividades, para tal, presentamos el siguiente concepto que nos ayuda a fortalecer nuestro liderazgo y a sacar a flote lo mejor de cada quién. Una de las herramientas modernas para ejercer la motivación y potenciar el liderazgo es “El Coaching”,  en lo sucesivo lo definiré así: es la manera el la cual un líder logra guiar a una persona a obtener los resultados por si mismo, logrando mejorar su desempeño y conseguir los objetivos planteados. Con este concepto cerramos el ciclo motivacional del líder/colaborador, por un lado tenemos a un líder motivador y por el otro lado tenemos a un colaborador motivado que consigue respuestas en si mismo para lograr los objetivos, de esta manera las respuestas a las preguntas se entienden mejor y por supuesto se ponen en marcha de mejor manera las soluciones ya que no son meras imposiciones sino producto del entendimiento del problema y de su solución. Empero, existen otras formas de lograr resultados donde pudieran lograrse objetivos de actividades planteadas pero a un alto costo social, les mostraré un par de conceptos para ilustrar estas medidas.

Uno de los temas mas antiguos de conseguir resultados es ejerciendo “El Poder” sobre otros, donde lo que es poder para unos es incertidumbre para otros, por tanto lo definiré de la siguiente manera: es una creencia por la cual el subordinado cree que el supervisor tiene el derecho de ejercer coacción y que eso a su vez le conviene. En pocas palabras dependemos de un “Cacique” quien tiene toda la fuerza y además nos protege. Aunque parezca bárbaro aun se toma el poder como práctica gerencial, interesante es ver si este dura en el tiempo o por lo menos se puede ejercer durante mucho tiempo a las mismas personas. Los subordinados al darse cuenta de lo irracional de la situación, toman conciencia de su propio potencial y deciden seguir su propio camino. En tanto al supervisor se le asignará otra persona a la cual seguirá tratando de la misma manera, así repetidamente hasta que el supervisor en algún momento de reflexión se da cuenta que no es la mejor vía para ejercer la supervisión.

Otra manera barbárica de obtener resultados sobre las personas es “La Coerción”, que definiré de la siguiente manera: es el uso de la violencia u otros tipos de fuerzas, o la amenaza de dicha fuerza, para dictar las acciones de otros para lograr un fin. Innegablemente es un agente motivador pero con una alta carga social. El subordinado actúa pero descontento o con temor. Un supervisor que ejerce de esta manera, aplica el más básico de los poderes y a su parecer obtiene resultados, pero para la sociedad, incluso para la compañía, es un agente degradante de las relaciones humanas.

Cómo lograr ser un buen supervisor, no pretendo dar lecciones de liderazgo pero resumiré lo que creo debo tener siempre presente para tener como base de la supervisión, la toma de conciencia de esta mini receta y su puesta en práctica me garantizará un futuro mejor.

Ejercer el liderazgo, para ello, la mejor manera es lograr la acción en los demás, conversar con alguien se le debe solicitar una actividad para ti o para la organización. Sería bueno comenzar con una ocurrencia personal, una ilustración verdadera de algo que nos haya ocurrido que sirva como ejemplo para que esta persona se sienta identificada con la situación. Luego de esto, la persona está enganchada con nuestra historia, en ese momento le hacemos la invitación o la sugerencia de que tomen cartas en el asunto para que puedan realizar la actividad, la persona relaciona la historia inicial con la solicitud. Para concluir, y que se lleve el mensaje bien grabado, se le indica una oportunidad, en pocas palabras, lo que va a ganar si ejecuta o realiza la actividad. Podemos entonces resumir que: con un ejemplo, con una solicitud y con un beneficio la persona debe tener bastante claro el objeto de su acción y sus beneficios.

Tener una actitud positiva. Desde pequeños nos programan el cerebro para contestar de manera negativa, inclusive cuando la respuesta es positiva, por ejemplo: “no me parece mal”, “no veo ningún problema”, “no hay problema”, “sin inconveniente”. Para todas estas palabras negativas tenemos un sinónimo en positivo, “me parece bien”, “Excelente” mi favorita, “Estoy de acuerdo”, etc. lo mas importante aquí es tomar conciencia de que debemos tener actitud positiva ante las situaciones, eso es mágico y pegajoso, la gente lo nota e intenta imitarlo, logrando resultados positivos para todos.

Recordar el nombre de las personas, definitivamente uno de mis mayores retos. Es de suma importancia que las personas se sientan a gusto, para ello debemos comenzar con lo mas básico, su nombre y apellido. Sin notarlo, se sentirán a gusto cuando se les llama por su nombre, empero, si no recordamos su nombre se torna en una situación incomoda y uno puede quedar como poco serio.

No destruir. Es mas fácil criticar que decir las cosas positivas: “al arroz le falta sal”. No importa si lo demás esta bueno, nosotros nos limitamos a decir lo que no nos pareció. Si nuestra actitud es distinta y resaltamos lo positivo de las cosas, podemos sacar mejor provecho de las situaciones y hacer un clima más armónico.

Hay que reconocer las virtudes de las personas, la gente se siente muy bien cuando la felicitamos, le decimos que se ve bien,  le damos las gracias. Debemos mostrarlo y decirlo, que las personas sientan que uno está interesado por ellas y que su esfuerzo es reconocido.

Hay que buscar la cooperación voluntaria y entusiasta de las personas, no hay que dar órdenes. De seguro obtendremos mejores resultados y la gente realizará la actividad con gusto si practicamos nuestras capacidades de liderazgo para que se realicen las cosas. Las personas se sentirán parte de un equipo o familia y apreciarán más su esfuerzo.

Hay que escuchar al menos el doble de lo que uno habla, es importante escuchar, los monólogos son aburridos y más si es uno quien los da. Las otras personas tienen algo que contar y no los podemos ayudar si no le escuchamos. Para esto me gusta un dicho que dice “uno es dueño de lo que calla y esclavo de lo que dice”, lo que muestra que debemos entender bien lo que se nos quiere transmitir para poder dar una respuesta, opinión o sugerencia.

Al comunicarse debemos hablar con un lenguaje que maneje la otra persona, sin duda es importante que la otra persona nos entienda, podemos hacer gala de nuestra superioridad, pero eso no hará que las personas se motiven, más bien creará que se sientan frustradas o pisoteadas. En cambio si nos comunicamos con palabras llanas y sencillas, el mensaje llegará y la contraparte se sentirá respetada.

Si quieres ganar una discusión, toma la calma y no pelees. En pocas palabras, debes decidir entre tener la razón y tener éxito, ¿cuál preferimos?


N.A.: He cambiado el nombre de las compañías por razones... no se pero lo hice...